Our Facebook Our Twitter

Showtek

We Like To Party_Synth Remake

Headline Post
Animation Label of Insfire

Animation

Start the Creativity

About Animation, CGI, Motion Design, etc
Software, Something about Future with Technology

IT

Make it easy, Make it Better

Programming Language, about Information Technology
Future Music with Technology

VSTi

Speak with Sound

Virtual Studio Technology, Making Future Music
2D Short Animation The Campus Bumper TV Motion Commercial 3D Bumper of Property Company 3D Snow Bumper 3D Cube Glowing Intro

D'Green City Full Video

TV Commercial Motion Video

D'Green City Full Video Watch

Thursday, May 31, 2012

Administrasi Kepegawaian

Pengorganisasian personal kantor merupakan bagian akhir dari penyelenggaraan tata usaha kepegawaian. Pengorganisasian personal kantor ini merupakan salah satu dari beberapa subkompetensi yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris dan merupakan bagian integral dari sub-sub kompetensi seorang sekretaris.
Ruang lingkup materi pengorganisasian personal kantor meliputi
(1) syarat -syarat personal kantor;
(2) tugas, wewenang, dan tanggung jawab personal kantor;
(3) perencanaan pengadaan personal kantor;
(4) langkah-langkah seleksi personal kantor;
(5) penempatan personal kantor dalam tugas pekerjaannya;
(6) pendidikan dan pelatihan serta pengembangan personal kantor;
(7) mutasi dan promosi personal kantor ;
(8) pemberhentian personal kantor;
(9) tabel dan grafik perkembangan personal kantor.




STRUKTUR ORGANISASI

1. Organisasi
Struktur Organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi, atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur organisasi ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

2. Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor
Berdasarkan pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang, dan tanggung jawab, organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk yaitu organisasi garis/lini, organisasi fungsional, organisasi garis dan staf, dan organisasi fungsional dan staf.
Organisasi garis pada umumnya digunakan oleh organisasi yang masih kecil, karyawannya sedikit, dan spesialisasi kerja belum begitu dipentingkan.

Gambar 1 Contoh bentuk organisasi garis

Pada bentuk organisasi fungsional pada umumnya pimpinan tidak
mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi
komando kepada setiap bawahan, sejauh ada hubungan dengan fungsi
atasan tersebut.

Pada bentuk organisasi garis dan staf terdapat satu atau beberapa tenaga
staf. Staf adalah orang ahli dalam bidang tertentu, yang bertugas memberi
nasihat dan saran sesuai dengan bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam
organisasi yang bersangkutan.
Bentuk organisasi staf dan fungsional merupakan kombinasi antara bentuk
organisasi fungsional dan bentuk organisasi staf.
3. Syarat-Syarat Personal Kantor
Personal kantor atau pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kantor, baik instansi pemerintah maupun swasta dan berusaha memberikan jasanya untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masingmasing sesuai dengan bidang kegiatannya. Persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan industri tidak sama. Meskipun demikian secara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat tertentu.
Sebaiknya seorang pegawai kantor memiliki kepribadian dan kemampuan kerja yang sesuai dengan tuntutan dunia keahliannya karena seorang pegawai kantor itu bertugas sebagai pengelola dan pelayanan informasi.
Adapun syarat-syarat pegawai kantor yakni :
1. Persyaratan Pengetahuan
Syarat pengetahuan mencakup pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi tertentu. Syarat pengetahuan pada saat ini masih diukur dengan tingkat pendidikan seseorang dengan menujukkan
apa yang disebut STTB atau ijazah. Bagaimanapun seseorang mampu dalam mengerjakan sesuatu pekerjaan, belum dapat diterima di kalangan pekerjaan kantor jika tidak dapat menunjukkan STTB yang dimilikinya
2. Persyaratan Keterampilan
Syarat keterampilan berarti tuntutan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil. Pegawai kantor harus melakukan pekerjaan kantornya dengan cermat dan baik sehingga pekerjaannya berkualitas tinggi. Sebagai contoh, seorang tenaga sekretaris harus terampil mengetik berbagai macam bentuk surat. Artinya, ia dapat melakukan pekerjaan mengetik sesuai dengan ketentuan yang sudah berlaku dengan cepat, tepat, dan benar sehingga surat tersebut siap dikirimkan.
Seorang karyawan dinyatakan terampil apabila ia dapat bekerja sesuai dengan standar yang ditentukan. Artinya ia dapat bekerja sesuai mutu, jumlah, dan waktu yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, apabila karyawan dapat bekerja melebihi standar ia adalah karyawan yang amat terampil, sedangkan apabila tidak dapat memenuhi standar ia adalah karyawan yang kurang atau tidak terampil.
3. Persyaratan Kepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang. Pribadi seseorang mempunyai ciri khas yang berbeda dengan orang lain. Ciri itu melekat pada diri seorang pegawai kantortam pak dari perbuatan dan sikapnya ketika ia bertingkah laku dan bekerja.
Ciri-ciri itu dapat dikenali dari hal-hal berikut :
1. Sikap badan ketika duduk, berjalan, dan berbicara
2. Sifat bersih dan rapi
3. Sikap luwes dan berbusana serasi
4. Sifat yang bertalian dengan kesehatan diri
5. Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dan keterampilan kerja
6. Sifat kerohanian
Pendapat lain tentang syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang karyawan kantor adalah sebagai berikut :
a.  Loyalitas; perasaan yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya sehingga ia merasa memiliki, menjaga nama baik organisasi, dan jika diperlukan akan membela organisasinya.
b.  Ketekunan dan kerajinan; tekun dan rajin di dalam melaksanakan pekerjaannya. Jika ia tidak rajin bekerja, akan mengganggu penyelesaian tugas berikutnya dan berakibat dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi.
c.  Kesabaran: tidak berarti kelambanan, tetapi sabar dalam arti tidak lekas putus asa, atau ulet dalam melaksanakan pekerjaan.
d.  Kerapian; menunjukkan tatanan yang baik ketika melakukan pekerjaan kantor; tidak berantakan. Rapi dalam berpakaian, cara duduk, dan dalam menerima tamu.
e.  Dapat menyimpan rahasia: kebocoran rahasia suatu organisasi dapat menimbulkan kerugian besar bagi organisasi itu, apalagi kalau kebocoran tersebut sampai berada di tangan organisasi yang menyainginya.

TUGAS, WEWENANG, DAN TANGGUNG JAWAB PERSONAL KANTOR
Pekerjaan kantor (office work) disebut juga clerical work, paper work (pekerjaan kertas) atau administrasi atau tata usaha. Setiap tugas pokok dalam instansi manapun dan dalam bentuk apapun perlu didukung oleh pelayanan perkantoran (office service). Pelayanan perkantoran terdiri atas segenap pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan untuk mendukung tercapainya suatu tujuan.
Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan atau mengorganisasikan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol pimpinan.
Berdasarkan penelitian pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat, George Robert Terry menyimpulkan bahwa waktu kerja di kantor dipergunakan untuk melakukan tujuh macam kegiatan pokok dan perbandingan persentasenya adalah sebagai berikut :
a. Mengetik 24.6 %
b. Menghitung 19.5 %
c. Memeriksa 12.3 %
d. Menyimpan warkat 10.2 %
e. Menelpon 8,8 %
f. Menggandakan 6.4 %
g. Mengirim surat 5.5 %
h. Lain-lain 12.7 %
    Jumlah   100 %
Pada dasarnya, tata usaha adalah tugas pelayanan tentang keterangan-keterangan yang terwujud dalam enam pola kegiatan.
a.  Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang terjadi sejak keterangan belum ada atau berserak di mana -mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan.
b.  Mencatat, yaitu kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga terwujud dalam bentuk yang lebih berguna.
d.  Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan cara dan alat tertentu sehingga mencapai jumlah yang diperlukan.
e.  Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantaraan (pos, agen) dari satu pihak kepada pihak lain.
f.   Menyimpan, yaitu kegiatan meletakkan sesuatu di tempat tertentu yang aman agar tidak hilang atau rusak.



PERENCANAAN PENGADAAN PERSONAL KANTOR

1. Perencanaan Pengadaan
Tugas perencanaan pengadaan personal kantor bagi suatu organisasi atau perusahaan merupakan salah satu tugas manajemen personalia. Dalam menjalankan tugasnya ini departemen personalia sangat bergantung pada permintaan dari departemen lain yang ada di dalam perusahaan.
Sering timbul masalah yang paling sulit dipecahkan dalam persoalan sehingga bagian itu perlu mendapatkan perhatian lebih. Pimpinan perusahaan makin lama harus mencurahkan pikiran dan tenaga pada persoalan-persoalan personalia. Pemerintah dan serikat buruh pun turut campur tangan.
Untuk memperoleh pegawai, departemen personalia harus mempunyai strategi tertentu untuk merekrut pegawainya. Perekrutan adalah suatu proses kegiatan mencari menyeleksi dan memilih calon pegawai yang tepat sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dalam klasifikasi jabatan. Untuk mendapatkan pelamar yang sebanyak-banyaknya, perekrutan (recruitment) harus dilakukan dengan mempergunakan semua cara-cara positif yang dapat menarik perhatian para pelamar.
Tujuan perekrutan ialah untuk membentuk kader-kader baru dalam kepegawaian yang kelak akan menggantikan tenaga atau pegawai yang mengundurkan diri. Perekrutan juga bertujuan untuk mendapatkan calon pegawai atau pelamar yang sebanyak-banyaknya sehingga pihak perusahaan leluasa untuk memilih calon pegawai yang memenuhi syarat.
Dalam melakukan perekrutan dipergunakan dua sumber tenaga kerja, yaitu dari luar dan dari dalam perusahaan.
2.  Sumber-Sumber Tenaga Kerja

a.   Sumber dari Luar Perusahaan (Eksternal)
Perekrutan tenaga kerja dari luar berarti mengambil tenaga kerja dari instansi atau individu di luar perusahaan. Perekrutan dengan cara ini dilakukan dengan menerima lamaran-lamaran. Metode dan system perekrutan dari sumber luar sangat positif karena dengan sistem ini tenaga kerja yang diterima merupakan tenaga pilihan. Mereka yang hanya memenuhi syarat-syarat minimum dengan sendirinya tidak diterima. Dengan demikian dapat diharapkan bahwa tenaga yang diterima adalah tenaga dengan mutu terbaik.
Tenaga kerja dari luar dapat diperoleh dengan cara-cara seperti berikut :
1.  Perusahaan, dalam hal ini bagian kepegawaian, menghubungi pegawai yang mempunyai saudara atau famili yang sedang mencari pekerjaan. Selanjutnya proses penerimaan calon pegawai tersebut dilakukan sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan yang bersangkutan.
2.  Pelamar datang sendiri ke kantor/perusahaan.
3.  Perusahaan menghubungi lembaga-lembaga pendidikan (sekolah, perguruan tinggi dan tempat-tempat pelatihan tenaga kerja).
4.  Perusahaan menghubungi instansi pemerintah (kantor penempatan tenaga kerja, Departemen Tenaga Kerja).
5.  Melalui kontak sehari-hari secara pribadi (everyday personal contact).
6.  Perusahaan memasang advertensi di surat -surat kabar (newspaper advertising).

            b.  Sumber dari Dalam (Internal)
Sumber tenaga kerja dari dalam adalah tenaga kerja yang diambil dari dalam perusahaan. Perekrutan dengan cara ini merupakan usaha:
1.  Pengembangan karier (career development);
2.  Promosi biasa, yaitu kenaikan jabatan dalam lingkungan kerja yang sama.
3.  Promosi mutasi (transfer promotion), yaitu kenaikan jabatan disertai perpindahan kerja ke unit atau bagian lain, misalnya dari Kepala Seksi Urusan Dalam menjadi Kepala Bagian Umum.

3.  Langkah-Langkah Seleksi Personal Kantor
     Kebijakan seleksi tentang kerja mencakup :
     1. Penarikan Tenaga Kerja
Hal-hal yang perlu diperhatikan di sini ialah seperti berikut :
a. Perusahaan harus mencari tenaga kerja yang sesuai dengan strategi yang diletakkan oleh perusahaan. Perusahaan tentu ingin berkembang maju. Jika perusahaan memerlukan tenaga kerja atau karyawan yang paling baik diambil dari yang tersedia, dalam jumlah yang diperlukan. Selanjutnya, bila tenaga kerja yang terampil dan cakap dalam jumlah yang banyak telah diperoleh, perusahaan harus mempunyai cukup dana untuk mempertahankannya. Memang, mendapatkan karyawan yang baik, kualitas maupun kuantitas, itu sukar dan untuk terus dapat “memiliki”-nya juga memerlukan dana yang tidak sedikit.
b. Perusahaan harus selalu memantau atau memonitor pasar tenaga kerja. Dalam hal ini perusahaan harus selalu memperhatikan penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkannya. Sering terjadi perusahaan tidak mendapatkan tenaga kerja tertentu yang selaras dengan yang diperlukannya. Padahal jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan besar. Sering pula terjadi bahwa tenaga kerja yang tersedia itu generalis. Padahal, perusahaan membutuhkan spesialis (yaitu mereka yang tahu secara mendalam sesuatu hal).
     Seleksi adalah proses kegiatan pemilihan calon pegawai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Seleksi hendaknya dilakukan sedini mungkin, yaitu sejak datangnya lamaran untuk mengetahui apakah lamaran itu memenuhi persyaratan adminitratif. Seleksi terhadap persyaratan administratif sesuai dengan tujuan seleksi ini disebut seleksi administratif. Pelamar yang dinyatakan lulus dari seleksi administratif dapat mengikuti seleksi atau tes tahap berikutnya. Seleksi administratif itu meliputi :
1. Surat lamaran yang ditulis dengan tangan sendiri ;
2. Daftar riwayat hidup;
3. Salinan fotocopi ijazah;
4. Surat keterangan dari instansi yang berwenang, antara lain, Surat Keterangan Kelakuan Baik dari kepolisian;
5. Surat-surat yang berisi keterangan pengalaman kerja (apabila dibutuhkan);
6. Umur;
7. Pasfoto;
8. Tempat tinggal dan keterangan lain yang diperlukan.

2. Klasifikasi Jabatan sebagai Dasar Seleksi
Salah satu manfaat klasifikasi jabatan (job classification) adalah membantu usaha mendapatkan tenaga kerja (recruitment). Dalam klasifikasi jabatan ditentukan persyaratan untuk mengisi setiap jabatan, sedangkan seleksi ditujukan untuk menyaring pelamar atau calon pegawai yang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan. Dengan demikian klasifikasi jabatan merupakan dasar seleksi.



3.  Tes dan Wawancara
A. Macam-Macam Tes
Tes atau ujian diadakan untuk mengetahui kecakapan dan kepribadian pelamar. Tes merupakan bentuk seleksi lebih lanjut, bila calon pegawai memenuhi persyaratan administrastif. Tes dapat digolongkan menjadi beberapa macam, yakni :
1. tes individu, biasanya dilakukan secara lisan;
2. tes kelompok, biasanya dilakukan secara tertuli;
3. tes tertulis , dapat diadakan dengan:
a.  subjektif, misalnya membuat karangan singkat , dan
b.  objektif, misalnya jawaban singkat (short answer), melengkapi (completion), memilih (multiple choice test), memilih “benar” atau “salah” (true false test);
4. tes inteligensi (intelligence test), untuk mengetahui tingkat inteligensi para pelamar;
5. tes minat (interest test), untuk mengetahui minat pelamar;
6. tes kepribadian (personality test), untuk mengetahui kepribadian para pelamar;
7. tes bakat (aptitude test), untuk mengukur bakat para pelamar.
8. tes kesehatan (medical test), untuk mengetahui kesehatan para pelamar sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan
Pelaksanaan berbagai macam tes tersebut bergantung pada jabatan yang akan diisi dan tidak perlu semua jenis tes dilaksanakan untuk suatu jabatan.

B. Wawancara (Interview)
1. Subjektivitas dalam Wawancara
Sampai saat ini wawancara merupakan alat seleksi yang selalu dipakai untuk semua tingkat dan jabatan dalam bidang apapun. Namun, sangat disayangkan karena dalam wawancara yang dihadiri oleh lebih dari satu pewawancara (interviewer) sering ditemukan tidak adanya kesepakatan pendapat atau penilaian mengenai pelamar yang diwawancarai.
Unsur subjektivitas dalam wawancara masih sering dijumpai. Oleh karena itu, sebaiknya selain wawancara, seleksi juga dilengkapi dengan cara lain. Karena pewawancara adalah manusia yang tidak terlepas dari segala aspek yang melekat pada dirinya, sering terjadi dalam mewawancarai pelamar pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri seorang pelamar. Jika demikian, tujuan diadakannya wawancara tidak berhasil. Di samping itu, adanya rasa senang dan tidak senang, rasa simpati dan tidak simpati dari pihak pewawancara terhadap pelamar akan mengakibatkan wawancara tidak berjalan secara objektif.

2. Pokok-Pokok Wawancara yang Objektif
     Wawancara diadakan dengan tujuan :
1. memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat bekerja pada perusahaan yang bersangkutan;
2. mencari kebenaran data-data yang tertulis di dalam formulir lamaran;
3. mendapatkan informasi lain yang belum tertulis di dalam lamaran;
4. memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang paling tepat, sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan;
5. memberikan kesempatan kepada pelamar untuk memperoleh informasi tentang perusahaan pada umumnya, dan khususnya tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang dilamar;
6. memberikan kesan yang positif kepada pelamar sehingga wawancara secara tidak langsung merupakan media promosi bagi perusahaan.
Agar tujuan wawancara tersebut di atas tercapai, wawancara hendaknya benar-benar dilakukan secara objektif. Dalam melakukan wawancara seorang pewawancara hendaknya tidak membeda-bedakan suku dan agama, dan menghindari rasa senang dan tidak senang, rasa simpati dan tidak simpati kepada pelamar. Di samping itu, agar wawancara dapat berlangsung secara objektif, beberapa hal berikut perlu diperhatikan :
1. Dalam wawancara, hendaknya diciptakan suasana yang bersahabat.
2. Seorang pewawancara hendaknya memperhatikan setiap jawaban yang diberikan oleh pelamar, dan tidak member kesan tak acuh kepada pelamar.
3. Pewawancara hendaknya tidak mempengaruhi pelamar dalam mengemukakan pendapat dengan memberikan komentar dan pandangan-pandangan pribadi.
4. Pewawancara hendaknya mencatat hasil wawancara secara sistematis, kronologis, singkat, dan jelas.
5. Sebaiknya wawancara dilakukan oleh orang yang benar-benar ahli dan mempunyai pandangan yang luas, khususnya pengetahuan tentang perusahaan.
6. Sebaiknya wawancara dilakukan dalam ruangan tertutup agar pelamar merasa bebas untuk mengeluarkan segala pendapatnya.

Secara singkat dapat dikemukakan bahwa wawancara itu harus dilaksanakan berdasarkan suatu rencana yang baik. Dalam buku Pokok-Pokok Management Personalia (Manulang,1971:18) dikemukakan pokok-pokok wawancara berencana sebagai berikut.
1. Pewawancara bekerja atas dasar kualifikasi definitif yang tercantum dalam job specification.
2. Pewawancara mengetahui pertanyaan apa yang akan diajukannya. Ini berarti bahwa pertanyaan yang akan diajukan kepada calon pegawai sudah disusun terlebih dahulu dengan
kata-kata yang mudah dimengerti.
3. Pewawancara telah mendapatkan latihan dalam teknik menginterviu;
4. Pewawancara sudah mendapatkan data-data terlebih dahulu, baik melalui telepon maupun melalui laporan-laporan tertentu mengenai diri pelamar.
5. Pewawancara memiliki sifat-sifat objektif dalam menginterpretasikan dan menilai keterangan-keterangan yang diperoleh dari pelamar.

4. Penempatan Personal Kantor dalam Tugas Pekerjaan
Banyak orang berpendapat bahwa penempatan merupakan akhir dari proses seleksi. Menurut pandangan ini, jika seluruh proses seleksi telah ditempuh dan lamaran seseorang diterima, akhirnya seseorang memperoleh status sebagai pegawai dan ditempatkan pada posisi tertentu untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu pula.
Pandangan demikian memang tidak salah sepanjang menyangkut pegawai baru. Hanya saja teori manajemen sumber daya manusia yang mutakhir menekankan bahwa penempatan tidak hanya berlaku bagi pegawai baru, akan tetapi berlaku pula bagi para pegawai lama yang mengalami alih tugas dan mutasi. Itu berarti konsep penempatan mencakup promosi, transfer, dan bahkan demosi sekalipun.
Dikatakan demikian karena sebagaimana halnya dengan pegawai baru, pegawai lama perlu dipilih dan biasanya juga menjalani program pengenalan sebelum mereka ditempatkan
pada posisi baru dan melaksanakan pekerjaan baru pula.
Setiap pekerja dalam organisasi diharapkan memiliki komitmen penuh terhadap organisasi, tidak sekadar ketaatan kepada ketentuan kepegawaian yang berlaku dalam organisasi yang bersangkutan. Sementara itu, organisasi pun mutlak perlu menanamkan keyakinan dalam diri para karyawannya bahwa dengan komitmen penuh pada organisasi, berbagai harapan, cita-cita, dan kebutuhan para karyawan itu akan dapat terpenuhi.
Hari-hari pertama seorang pekerja baru sangat menentukan “perjalanan” selanjutnya dalam meniti karier pada perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Merupakan hal yang sangat normal dan wajar bahwa pada hari-hari pertama itu, berbagai pertanyaan timbul dalam diri pekerja tersebut. Misalnya:
1. Apakah perusahaan/instansi yang baru menerimanya bekerja benar-benar cocok sebagai tempat berkarya dan meniti karier atau tidak?
2. Apakah pegawai baru yang bersangkutan mampu melaksanakan tugas yang dipercayakan kepadanya?
3. Apakah pegawai baru yang bersangkutan akan disenangi oleh orang-orang lain sehingga ia siap berinteraksi dengan seperti atasan dan rekan sekerja, dan bagi mereka yang menduduki jabatan manajerial, apakah disenangi oleh para bawahannya?
Berbagai pertanyaan di atas akan segera terjawab secara tuntas pada hari-hari pertama seseorang mulai bekerja. Memperoleh jawaban yang tuntas merupakan proses. Kesan permulaan menjadi sangat penting. Oleh karena itu, merupakan tugas penting berbagai pihak dalam organisasi untuk mengatur dengan siapa pekerja baru berinteraksi untuk menciptakan suasana akrab bagi pekerja baru itu.
Diharapkan pegawai baru itu dalam waktu yang tidak terlalu lama menjadi anggota yang benar-benar memahami sikap, perilaku, dan tindakan yang mengakibatkan seseorang diterima sebagai anggota organisasi yang baik. Semakin cepat pegawai baru itu memahami cara bertindak dan berperilaku yang akseptabel, semakin cepat pula mereka mampu memberikan konstribusinya yang optimal dan semakin kecil pula kemungkinan mereka minta berhenti.
Salah satu teknik yang sangat biasa digunakan untuk mencoba mengurangi jumlah pegawai baru yang minta berhenti adalah dengan menyelenggarakan program pengenalan atau orientasi. Pada dasarnya, dapat dikatakan bahwa keberhasilan suatu program pengenalan sangat tergantung pada sikap para pegawai lama dalam berinteraksi dengan para pegawai baru selama masa pengenalan berlangsung. Suatu program pengenalan mencakup empat hal utama yaitu aspek kehidupan organisasional, kepentingan pegawai baru, ruang lingkup tugas, dan perkenalan.
a. Aspek kehidupan organisasi
Ada tujuh topik pokok yang relevan diperkenalkan.
1. Sejarah organisasi
2. Struktur dan tipe organisasi
3. Nomenklatur dan titelatur yang digunakan
4. Pengenalan para pejabat
5. Tata ruang dan tata letak fasilitas kerja
6. Berbagai ketentuan normatif
7. Produk organisasi
b. Kepentingan pegawai baru
     Yang dimaksud dengan berbagai kepentingan bagi para pegawai baru itu ada enam
1. Penghasilan
2. Jam kerja
3. Hak cuti
4. Fasilitas yang disediakan
5. Pendidikan dan pelatihan
6. Perihal pensiun
c. Ruang lingkup tugas
     Salah satu aspek kegiatan pengenalan yang tidak kalah pentingnya dengan memperoleh perhatian yang sungguh-sungguh ialah penjelasan yang lengkap tentang ruang lingkup tugas yang bersangkutan. Penjelasan tersebut tidak hanya menyangkut segi-segi tekni kal dari tugas tersebut, seperti lokasinya, aktivitas yang harus dilakukan, atau persyaratan keselamatan kerja. Akan tetapi, juga yang menyangkut perilaku seperti kaitan antara satu tugas dengan tugas lain, perlunya kerjasama, koordinasi, dan hal-hal lain yang menyangkut sikap seorang pegawai baru.
d. Perkenalan
     Agar pegawai baru merasa diterima sebagai anggota keluarga dan tidak sebagai orang “luar”, pegawai baru tersebut perlu segera diperkenalkan kepada berbagai pihak, terutama dengan orang-orang yang nantinya akan sering berhubungan dalam rangka pelaksanaan tugasnya kelak. Pihak-pihak yang perlu segera dikenalnya antara lain, ialah atasan langsungnya atau orang yang akan memberi perintah atau instruksi dan tempat dia melapor, rekan-rekan sekerjanya dalam satuan kerja tempat dia akan bekerja, para pejabat, dan petugas di bagian pendidikan dan pelatihan.
     Selain itu kalau ada orang yang berperan memberikan konseling, orang yang akan dibutuhkannya untuk berkonsultasi dan meminta nasihat di saat dia menghadapi masalah dalam kehidupan organisasionalnya.
     Pendapat lain mengatakan bahwa orientasi merupakan salah satu bentuk pelatihan untuk pegawai baru sehingga sering disebut dengan istilah “pelatihan orientasi” (orientation training). Pelatihan orientasi ini diberikan kepada pegawai baru sebelum mereka menduduki jabatan yang telah ditentukan. Pelatihan orientasi disebut juga “masa orientasi”, yakni masa pegawai yang baru diterima bekerja berusaha menyesuaikan diri dengan lingkungan atau keadaan kerja. Oleh karena itu, masa orientasi sangat penting bagi pegawai baru. Dalam masa orientasi ini para pegawai diberikan penjelasan-penjelasan tentang :
1. sejarah organisasi/perusahaan;
2. jenis barang yang diproduksi oleh perusahaan;
3. berbagai peraturan perundang-undangan yang perlu diketahui, khususnya yang berhubungan dengan bidang kepegawaian;
4. struktur organisasi, agar mereka tahu pasti kepada siapa mereka harus bertanggung jawab langsung dalam menjalankan tugas kelak;
5. tata kerja yang berlaku di dalam organisasi/perusahaan tersebut;
6. uraian jabatan atau pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka.
7. soal-soal yang berhubungan dengan hak dan kewajiban pegawai;
8. ketentuan-ketentuan tentang jaminan sosial dan promosi.
PENDIDIKAN-LATIHAN DAN PENGEMBANGAN PERSONAL KANTOR
1. Arti Penting Pendidikan dan Latihan
Mendapatkan informasi dan keterampilan baru untuk memenuhi kebutuhan pribadinya merupakan keinginan dari setiap orang. Terkait dengan itu, perusahaan dapat membantu memperlancar proses tersebut sebab dengan memberikan tambahan pendidikan dan pelatihan, perusahaan pada hakikatnya menjalankan kebijaksanaan pengembangan karyawannya.
Upaya pengembangan tersebut tentu memakan biaya yang tidak sedikit. Hendaknya perusahaan dapat menghitung seberapa besar tambahan sumbangan kembali karyawan yang dipenuhi pengembangan dirinya dibandingkan dengan tambahan biaya yang diperlukan untuk maksud pengembangan. Hal ini memang sukar dinilai oleh karena sumbangan kembali karyawan itu mungkin merupakan barang yang takberwujud dan dalam jangka waktu lama baru dapat dirasakan. Oleh karena itu, berbagai kebijaksanaan personalia hendaknya bisa mempertahankan personalia berada dan setia pada perusahaan. Untuk itu, perlu diciptakan suatu sistem kompensasi dan insentif lain yang ideal bagi karyawan, khususnya dan bagi perusahaan pada umumnya.
Untuk meningkatkan kualitas para pegawai, baik pengetahuan, kemampuan, keterampilan, bakat, maupun mentalnya, pendidikan dan latihan perlu diberikan kepada para pegawai. Apakah pelatihan itu? Ada beberapa rumusan tentang pelatihan.
1. Pelatihan atau training adalah kegiatan atau usaha untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan seorang pegawai dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu.
2. Menurut Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1974, pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori.
3. Pelatihan atau training adalah proses kegiatan yang dilakukan oleh manajemen kepegawaian dalam rangka meningkatkan pengetahuan, kecakapan, keterampilan, keahlian, dan mental para pegawai dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya.
Dari ketiga rumusan tersebut, dapat disimpulkan bahwa pelatihan adalah proses pengembangan pegawai baik dalam bidang kecakapan, pengetahuan, keterampilan, keahlian, maupun sikap dan tingkah laku.

2. Manfaat Pendidikan dan Pelatihan
Hampir semua manajer/pimpinan berpandangan bahwa para pegawai, baik pegawai baru maupun pegawai lama, perlu diberi suatu pelatihan yang sangat bermanfaat bagi mereka. Manfaat pendidikan dan pelatihan dapat dikemukakan sebagai berikut :
1. Pelatihan dan pendidikan dapat meningkatkan stabilitas pegawai.
2. Pelatihan dan pendidikan dapat memperbaiki cara kerja pegawai sehingga cara kerja mereka tidak bersifat statis, melainkan selalu disesuaikan dengan perkembangan organisasi dan volume kerja.
3. Dengan pendidikan dan pelatihan, pegawai dapat berkembang dengan cepat.
4. Dengan pendidikan dan pelatihan, pegawai mampu bekerja lebih efisien.
5. Dengan pendidikan dan pelatihan, pegawai mampu melaksanakan tugas dengan lebih baik.
6. Dengan pendidikan dan pelatihan, pegawai diberi kesempatan untuk mengembangkan diri.
7. Pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan semangat kerja pegawai dan produktivitas perusahaan.

3. Tujuan Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan dan pelatihan memiliki tujuan yang berhubungan erat dengan jenis pendidikan dan pelatihan itu. Ada empat jenis pelatihan seperti tersebut di bawah ini.
1. Supervisory Training
Pelatihan ini bertujuan membantu para penyelia atau pimpinan dalam menggerakkan, memimpin, dan membimbing para pegawai/bawahan. Dalam pelatihan ini para peserta mendapat tugas untuk menjadi seorang instruktur yang melatih para pegawai. Mereka juga mendapat pengawasan dan penilaian.
2. Administrative Training
Pelatihan ini bertujuan memberikan pengetahuan tentang tekhnik-tekhnik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.
3. Office Method Training
Pelatihan ini bertujuan melatih pegawai tentang cara melakukan pekerjaan yang bersifat rutin, terutama pekerjaan kesekretariatan dan ketatalaksanaan (secretarial and clerical work).
4. Refreshing Training
Pelatihan penyegaran ini bertujuan memberikan informasi-informasi mengenai pekerjaan yang sudah dimiliki oleh pegawai sebelumnya. Meskipun setiap pelatihan tersebut mempunyai tujuan yang berbeda, pada hakikatnya ada kesamaan tujuan pendidikan dan pelatihan, yakni:
1. menambah pengetahuan pegawai;
2. menambah keterampilan pegawai;
3. mengubah dan membentuk sikap pegawai;
4. mengembangkan keahlian pegawai sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan efektif;
5. mengembangkan semangat, kemauan dan kesenangan kerja pegawai;
6. mempermudah pengawasan pegawai;
7. mempertinggi stabilitas pegawai.

4. Prinsip-prinsip Latihan
Agar tujuan pendidikan dan pelatihan tercapai, hendaknya pelaksanaannya perlu didasarkan pada prinsip-prinsip berikut.

a. Prinsip perbedaan individu (individual differences )
Dalam merencanakan pendidikan dan pelatihan hendaknya diperhatikan perbedaan-perbedaan individu yang meliputi pendidikan, pengalaman, kemampuan, dan minat pegawai.
b. Untuk mengembangkan kemampuan, keterampilan dan pengetahuan pegawai dapat dilakukan latihan atau pendidikan pegawai.

PENGEMBANGAN PERSONAL KANTOR
1. Arti Pengembangan
Wexley dan Yukl berpendapat bahwa pelatihan dan pengembangan merupakan istilah-istilah yang berhubungan dengan usaha-usaha berencana yang diselenggarakan untuk mencapai penguasaan skill, pengetahuan, dan sikap-sikap pegawai atau anggota organisasi.
Pengembangan lebih difokuskan pada peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan perluasan hubungan manusia (human relation) bagi manajemen tingkat atas dan menengah. Adapun pelatihan dimaksudkan untuk pegawai tingkat bawah (pelaksana). Andrew E. Sikula (1981:227) mengemukakan seperti berikut.
“Training is short-term educational process utilizing a systematic and organized procedure by which non-management personal learn technical knowledge and skills for a definite purpose. Development, in reference to staffing and personal matter, is a long-term educational process utilizing a systematic and theoritical knowledge for general purposes.”
Berdasarkan pendapat Andrew E. Sikula di atas dapat dikemukakan bahwa pelatihan (training) adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisasi yang di dalamnya pegawai nonmanajerial mempelajari pengetahuan dan keterampilan tekhnis untuk tujuan tertentu. Adapun pengembangan merupakan suatu proses pendidikan jangka panjang yang mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisasi untuk pegawai manajerial mempelajari pengetahuan konseptual dan teoritis guna mencapai tujuan umum.
Dengan demikian, istilah pelatihan ditujukan kepada pegawai pelaksana dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan tekhnis, sedangkan pengembangan ditujukan bagi pegawai tingkat manajerial dalam rangka meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam pengambilan keputusan, dan memperluas human relation.

2. Komponen-Komponen Pelatihan dan Pengembangan
a. Tujuan dan sasaran pelatihan dan pengembangan harus jelas dan dapat diukur;
b. Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memadai;
c. Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai;
d. Metode pelatihan dan pengembangan harus sesuai dengan tingkat kemampuan pegawai yang menjadi peserta;
e. Peserta pelatihan dan pengembangan (trainers) harus memenuhi persyaratan yang ditentukan.

3. Prinsip-prinsip Perencanaan Pelatihan dan Pengembangan
Mc. Gehee (1979) merumuskan prinsip-prins ip perencanaan pelatihan dan pengembangan sebagai berikut.
a. Materi harus diberikan secara sistematis dan bertahap.
b. Tahapan-tahapan tersebut harus disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.
c. Penatar harus mampu memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi pelajaran.
d. Adanya penguat (reinforcement) guna membangkitkan respon yang positif dari peserta.
e. Menggunakan konsep shaping (pembentukan) perilaku.

4. Tahapan-tahapan Penyusunan Pelatihan dan Pengembangan
a. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan/pengembangan (job study);
b. Menetapkan tujuan dan sasaran pelatihan/ pengembangan;
c. Menetapkan kriteria keberhasilan dengan alat ukurannya;
d. Menetapkan metode pelatihan/pengembangan;
e. Mengadakan percobaan (try out) dan revisi;
f. Mengimplementasikan dan mengevaluasi.

5. Tujuan Pelatihan dan Pengembangan
a. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi;
b. Meningkatkan produktivitas kerja;
c. Meningkatkan kualitas kerja;
d. Meningkatkan ketetapan perencanaan sumber daya manusia;
e. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja;
f. Meningkatkan rangsangan agar pegawai mampu berprestasi secara maksimal;
g. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja;
h. Menghindarkan keusangan (obsolescence);
i. Meningkatkan perkembangan pegawai.



6. Faktor-Faktor yang Perlu Diperhatikan dalam Pelatihan dan Pengembangan
a. Perbedaan individu pegawai;
b. Hubungan dengan jabatan analisis;
c. Motivasi;
d. Partisipasi aktif;
e. Seleksi peserta penataran;
f. Metode pelatihan dan pengembangan.

7. Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan
Alasan diperlakukannya program pelatihan dan pengembangan dikemukakan oleh Ernest J. Mc Cormick (1985:219) seperti berikut.

“An organization should commit its resources to training activity only if, in the best judgement of the managers, the training can benthos excepted to achieve some results other than modyfing employee behavior. It must also support some organizational goals, such as more efficient production or distribution of goods and services, reduction or distribution of goods and services, reduction of operating costs, improved quality, or more effective personal relation.”

Berdasarkan pendapat Ernest J. Mc Cormick tersebut dapat dikemukakan bahwa organisasi perlu melibatkan sumber daya (pegawainya) pada aktivitas pelatihan jika hal itu merupakan keputusan terbaik dari manajer.
Pelatihan diharapkan memodifikasi perilaku pegawai. Selain itu, pelatihan juga diharapkan dapat mendukung tujuan organisasi seperti produksi, distribusi barang, dan pelayanan yang lebih efisien, menekan biaya operasi, meningkatkan kualitas, dan hubungan persoalan yang lebih efektif.
Goldstein dan Bukton (1982) mengemukakan bahwa ada tiga analisis kebutuhan pelatihan dan pengembangan, yaitu (a) organizational analysis; (b) job or task analysis; (c) person analysis.
a. Analisis organisasi
Pelatihan dan pengembangan harus dilakukan sesuai dengan realita. Wexley dan Latham (1981) mengemukakan bahwa dalam menganalisis organisasi perlu memperhatikan pertanyaan “where is training and development needed and where is it likely to be succesful within an organization?”. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengadakan survey mengenai sikap pegawai terhadap kepuasan kerja, persepsi pegawai, dan sikap pegawai dalam administrasi. Di samping itu, dapat menggunakan turnover, absensi kartu pelatihan daftar kemajuan pegawai, dan data perencanaan pegawai.
b. Analisis job dan tugas
Analisis pekerjaan dan tugas merupakan dasar untuk mengembangkan program job-training. Sebagaimana program training, analisis pekerjaan dan tugas dimaksudkan untuk membantu pegawai meningkatkan pengetahuan, skill, dan sikap terhadap suatu pekerjaan.

c. Analisis pegawai
Analisis pegawai difokuskan pada identifikasi khusus kebutuhan training bagi pegawai yang bekerja pada job-nya. Kebutuhan training pegawai dapat dianalisis secara individu maupun kelompok.
1. Kebutuhan individu
Analisis kebutuhan individu tentang pelatihan dapat dilakukan dengan cara observasi oleh supervisor, evaluasi keterampilan, kartu control kualitas, dan tes keterampilan pegawai.
2. Kebutuhan kelompok
Kebutuhan kelompok tentang pelatihan dapat diprediksi dari pertimbangan informal dan observasi oleh supervisor maupun manajer.



MUTASI

a. Pengertian dan Manfaat Mutasi
Mutasi adalah kegiatan memindahkan pegawai dari unit/bagian yang kelebihan tenaga ke unit/bagian yang kekurangan tenaga atau yang memerlukan. Mutasi atau pemindahan pegawai dapat terjadi karena keinginan sendiri dan dapat pula karena keinginan perusahaan.

1. Keinginan pegawai sendiri terjadi karena :
(a) Pegawai yang bersangkutan merasa tidak sesuai dengan bidang tugasnya atau jabatannya;
(b) Pegawai yang bersangkutan merasa tidak dapat bekerja sama dengan teman sekerjanya atau dengan atasannya;
(c) Pegawai yang bersangkutan merasa bahwa tempat atau lingkungan kerja tidak sesuai dengan kondisi fisik atau keinginannya.

2. Keinginan perusahaan terjadi karena :
(a) Perusahaan ingin menunjukkan kepada pegawai yang bersangkutan bahwa mutasi tersebut bukan merupakan hukuman, melainkan upaya untuk menjamin kelangsungan pekerjaan pegawai tersebut;
(b) Perusahaan ingin meyakinkan pegawai bahwa ia tidak akan diberhentikan karena kekurangmampuan atau kekurangcakapan pegawai yang bersangkutan;
(c) Perusahaan ingin menghindari rasa jenuh pegawai pada jenis pekerjaan, jabatan, maupun tempat kerja yang sama. Dari uraian tersebut tampak bahwa mutasi atau pemindahan pegawai sangat penting dan perlu dilakukan, baik dilihat dari kepentingan pegawai maupun kepentingan perusahaan. Manfaat mutasi ialah untuk :
1. memenuhi kebutuhan tenaga di bagian/unit yang kekurangan tenaga, tanpa merekrut tenaga dari luar;
2. memenuhi keinginan pegawai sesuai dengan minat dan bidang tugas masing-masing;
3. memberi jaminan kepada pegawai bahwa mereka yakin tidak akan diberhentikan karena kekurang mampuan atau kekurang cakapan mereka;
4. memberikan motivasi kepada pegawai;
5. mengatasi rasa bosan pegawai pada pekerjaan, jabatan dan tempat kerja yang sama.
Mutasi di dalam sebuah perusahaan bukanlah hukuman. Di masyarakat sering dipahami bahwa mutasi merupakan suatu bentuk hukuman dalam bidang kepegawaian. Anggapan demikian terutama dating dari pegawai yang merasa kurangmampu, kurangcakap atau kurang berhasil dalam menjalankan tugas serta pegawai yang merasa melakukan kesalahan. Anggapan demikian tentu saja tidak selalu benar. Terlepas dari sebab-sebab yang sesungguhnya ada, diadakannya mutasi bukanlah suatu hukuman jabatan. Mutasi adalah suatu hal yang wajar dalam setiap organisasi atau instansi, baik pemerintah maupun swasta. Mutasi mengandung segi positif, yaitu :
(1) mutasi adalah usaha menempatkan pegawai pada pekerjaan dan jabatan yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuannya;
(2) mutasi adalah usaha meningkatkan semangat dan gairah kerja pegawai;
(3) mutasi adalah salah satu usaha menciptakan persaingan yang sehat di antara para pegawai.

b. Macam-Macam Mutasi
Pelaksanaan mutasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
a. Mutasi biasa, yakni mutasi atau pemindahan pegawai tanpa diikuti kenaikan jabatan. Mutasi ini dilakukan dengan tujuan :
(1) memenuhi keinginan pegawai yang bersangkutan;
(2) memenuhi kekurangan tenaga di unit/bagian lain;
(3) menempatkan pegawai sesuai dengan kecakapan, kemampuan dan bidangnya.
b. Mutasi promosi, yakni mutasi yang diikuti dengan kenaikan jabatan.
Tugas dan tanggung jawab seorang pegawai yang mendapat mutasi seperti ini bertambah besar. Mutasi ini dilakukan dengan tujuan :
(1) mengisi suatu formasi jabatan dengan mengambil sumber tenaga dari dalam;
(2) membina karier pegawai;
(3) mengembangkan kemampuan pegawai.

Mutasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam bergantung dari tinjauannya.
a. Ditinjau dari tempat pegawai bekerjaada lima macam mutasi.
1. Mutasi antarurusan
2. Mutasi antarseksi
3. Mutasi antarbagian
4. Mutasi antarbiro
5. Mutasi antarinstansi
b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
1. Production transfer, yakni mutasi dalam jabatan yang sama karena produksi di tempat terdahulu menurun;
2. Replacement transfer, yakni mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di unit/bagian lain, untuk menggantikan pegawai yang belum lama bekerja atau pegawai yang diberhentikan;
3. Versatility transfer, yakni mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan lain untuk menambah pengetahuan pegawai yang bersangkutan.
4. Shift transfer, yakni mutasi dalam jabatan yang sama, misalnya shift A (malam) ke shift B (siang).
5. Remedial transfer, yakni mutasi pegawai ke bagian mana saja dengan tujuan untuk memupuk atau untuk memperbaiki kerja sama antar-pegawai.
c. Ditinjau dari masa kerja pegawai
1. Temporary transfer, yakni mutasi yang bersifat sementara, untuk menggantikan pegawai yang berhalangan.
2. Permanent transfer, yakni mutasi yang bersifat tetap.

2. Promosi
a. Pengertian dan Manfaat Promosi
Promosi (promotion) berarti kemajuan, maju ke depan, pemberian status dan penghargaan yang lebih tinggi. Promosi dapat pula dikatakan seperti berikut.
1. Promosi adalah kemajuan seorang pegawai dalam mengerjakan suatu tugas sehingga ia diberi tugas yang lebih besar tanggung jawabnya. Prestise dan gaji pegawai tersebut pun lebih tinggi
2. Promosi adalah perubahan jabatan dari jabatan semula ke jabatan yang lebih tinggi yang mengandung tanggung jawab dan kekuasaan yang lebih besar (kadang-kadang diikuti dengan kenaikan pangkat)
3. Promosi adalah suatu perubahan dalam tangga kekuasaan, tingkat, derajat dan pangkat
4. Promosi adalah kenaikan jabatan yang disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya.
Dari keempat pengertian tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa promosi adalah suatu kenaikan jabatan yang dialami oleh seorang pegawai disertai dengan kekuasaan yang lebih tinggi dan tanggung jawab yang lebih besar pula.
Promosi sangat penting dalam rangka pembinaan dan pengembangan pegawai, seperti tampak hal-hal berikut.
(a) Promosi merupakan motivasi bagi pegawai untuk lebih maju dan lebih mengembangkan bakat dan kariernya
(b) Promosi merupakan usaha meningkatkan semangat dan gairah kerja pegawai;
(c) Promosi merupakan usaha mengisi formasi jabatan dengan mempergunakan sumber tenaga kerja dari dalam
(d) Bagi pegawai promosi lebih penting daripada kenaikan gaji, meskipun pada umumnya promosi disertai pemberian gaji yang lebih tinggi
(e) Promosi dapat menjamin keyakinan para pegawai bahwa setiap pegawai selalu diberi kesempatan untuk maju dan mengembangkan karier.
(f) Promosi merupakan salah satu usaha menciptakan persaingan yang sehat di antara para pegawai. Persaingan yang sehat adalah persaingan antarpegawai dalam melaksanakan tugas sesuai dengan norma yang berlaku, serta dilakukan dengan jujur dan sportif, tidak saling menjatuhkan. Persaingan yang sehat sebagai salah satu dasar dalam pelaksanaan program dapat diartikan bahwa hanya pegawai yang memenuhi persyaratan maksimal yang memperoleh promosi.
Promosi sangat berpengaruh pada gairah kerja, kemampuan serta keuletan karyawan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Di dalam kenyataannya dapat dilihat bahwa ada karyawan yang senang dengan pekerjaannya yang sekarang dan apabila dia dinaikkan kedudukannya justru dia tidak senang atau mundur produktivitasnya karena sulit dalam penyesuaian diri pada tugas yang baru. Hal ini malah merugikan perusahaan. Sebaliknya, ada karyawan yang senang dengan kedudukannya yang baru ini karena hal baru itu merupakan tantangan baginya dan dia berusaha keras menaikkan produktivitasnya dan ingin menunjukkan kemampuannya untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi.
Perusahaan harus menyadari kedua hal yang ekstrem ini sehingga harus hati-hati dalam menjalankan kebijakan promosi. Dalam rangka menghilangkan sifat spesialis dapat saja perusahaan melakukan promosi horisontal atau rotasi sehingga karyawan mengetahui segala seluk beluk perusahaan sebelum dilakukan promosi vertikal. Perusahaan harus pula menentukan jalur ke atas bagi karyawannya agar mereka terpacu dalam menjalankan tugasnya dan mengarah jenjang yang lebih atas. Tentu saja diperlukan ditentukan ukuran serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon-calon yang akan menduduki jenjang di atasnya. Manajemen terbuka dalam hal ini diperlukan sehingga menjamin keamanan kerja dan kepastian kerja.
Apabila ada promosi harus pula ada kemungkinan diturunkan tingkatnya (demosi), ditransfer, atau bahkan dipecat. Karyawan yang terlalu banyak absen tanpa sebab-sebab tertentu atau menurun produktivitasnya pertama kali diperingatkan, kemudian apabila hal tersebut terus berjalan, dia dapat ditransfer kemudian dipecat apabila memang keadaan tidak berubah. Terdapat pula kemungkinan pemberhentian sementara (layoff) apabila kegiatan perusahaan mengharuskannya. Pada umumnya, karyawan junior yang diberhentikan sementara dari pekerjaannya, terutama pada masa-masa depresi atau usaha perusahaan menurun.

b. Syarat-Syarat Promosi
Seorang pegawai dapat dipromosikan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi apabila persyaratan di bawah ini dipenuhi.
(1) Ada formasi atau lowongan jabatan yang dapat terjadi karena ada pegawai yang mengundurkan diri, pindah pekerjaan, dipensiun, atau meninggal dunia;
(2) Pegawai yang bersangkutan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dalam analisis jabatan;
(3) Pegawai yang bersangkutan lulus dari seleksi (ujian dinas);
(4) Promosi hendaknya dilakukan terhadap pegawai atas dasar tingkat kecakapan (merit);
(5) Promosi hendaknya diselenggarakan menurut program promosi yang telah dibuat, dan sesuai dengan kebijaks anaan promosi yang telah dibuat sesuai juga dengan kebijaksanaan promosi dari urusan kepegawaian;
(6) Promosi hendaknya dilaksanakan atas dasar alasan-alasan yang tepat;
(7) Program promosi hendaknya dilaksanakan berdasarkan metodemetode penilaian yang objektif;
(8) Semua informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan program promosi sebaiknya disampaikan kepada para pegaw ai sehingga mereka mengetahui kebijaksanaan pimpinan dalam melaksanakan program promosi
.
c. Evaluasi Promosi
Agar promosi benar-benar mencapai sasaran seperti yang telah ditetapkan, perlu diadakan evaluasi terhadap pelaksanaan promosi. Salah satu cara untuk mengadakan evaluasi ialah dengan menjawab pertanyaanpertanyaan di bawah ini.
1.  Apakah promosi akan diikuti dengan kenaikan pangkat dari dalam?
2.  Bidang apakah yang menjadi lapangan persaingan?
3.  Apakah promosi terbatas pada kesatuan organisasi yang di dalamnya ada formasi atau lowongan jabatan apa saja?
4.  Apakah promosi diperuntukkan bagi pegawai bagian -bagian lain dalam organisasi?
5. Apakah pegawai-pegawai di luar instansi juga diperkenankan untuk ikut bersaing dalam rangka pelaksanaan promosi?
6. Apakah lapangan persaingan dibatasi?
7. Bagaimana kecakapan pegawai dinilai, dan bagaimana menentukan pegawai yang berhak untuk mendapat promosi?
Pertanyaan tersebut hendaknya dipikirkan dengan sungguh-sungguh dan dijawab secara objektif. Kesalahan dalam memberikan jawaban berarti kegagalan dalam melaksanakan program promosi.

d. Senioritas dalam Promosi
Promosi atau kenaikan jabatan dapat diberikan atas dasar masa kerja pegawai. Sistem promosi demikian dikenal sebagai sistem senioritas (seniority) yang berarti bahwa dalam pelaksanaan program promosi masa kerja lebih diutamakan sebagai bahan pertimbangan. Dengan sistem ini, pegawai yang memiliki masa kerja paling lama mendapat prioritas untuk memperoleh promosi. Sistem promosi ini bertujuan untuk membantu pegawai agar tetap tinggal dalam suatu dinas (pemerintah). Namun kelemahan sistem promosi berdasarkan senioritas adalah kurang memperhatikan faktor kecakapan dan kemampuan pegawai.
Dalam pelaksanaan promosi, faktor ambisi perlu pula mendapat perhatian. Orang yang terlalu berambisi untuk mendapatkan promosi biasanya menghalalkan segala cara untuk meraih promosi. Cara demikian tidak dapat dibenarkan karena akan mengakibatkan persaingan yang tidak sehat di kalangan pegawai.

e. Mempersiapkan Calon yang Akan Dipromosikan
Pelaksanaan promosi sebaiknya didahului dengan kegiatan mempersiapkan pegawai yang akan dipromosikan untuk menggantikan atau mengisi jabatan tertentu dalam suatu organisasi. Kegiatan ini disebut pembentukan kader (pengaderan). Mempersiapkan pegawai yang akan dipromosikan sangat penting.
a. Dengan pengaderan, para pegawai dapat mempersiapkan diri, baik dalam kec akapan, kemampuan maupun mental dengan sebaikbaiknya;
b. Dengan persiapan tersebut watak dan sikap pegawai dapat dibentuk sebelum pegawai yang bersangkutan memangku jabatan yang baru;
c. Persiapan tersebut dapat dimanfaatkan sebagai upaya menciptakan semangat kerja, disiplin, dan loyalitas yang tinggi pada para pegawai yang akan dipromosikan;
d. Dengan persiapan tersebut dapat diusahakan keberhasilan pegawai dalam melaksanakan tugas setelah ia memperoleh promosi.

f. Pemanfaatan Masa Cuti sebagai Percobaan Promosi
Cuti diberikan kepada pegawai untuk berbagai keperluan, antara lain, sebagai masa percobaan promosi. Cuti semacam ini diberikan kepada pegawai yang akan memperoleh promosi. Sebelum mulai memangku jabatan yang baru, pegawai yang mendapat promosi diberi izin untuk istirahat beberapa hari, dengan maksud :
(1) Memberi kesempatan kepada pegawai yang bersangkutan untuk menenangkan pikirannya sebelum mulai melaksanakan tugas dan pekerjaan yang baru.
(2) Memberi kesempatan kepada pegawai yang bersangkutan untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan promosi, khususnya dalam hal persiapan mental.
(3) Memberi kesempatan kepada pegawai yang bersangkutan untuk mengadakan pendekatan dan konsultasi dengan semua pihak yang berhubungan dengan promosi dan tugas yang baru.

g. Pengaruh Sampingan dalam Melaksanakan Promosi
Pelaksanaan program promosi mempunyai pengaruh positif dan pengaruh negatif terhadap para pegawai. Promosi berpengaruh positif apabila promosi itu dilaksanakan secara objektif atas dasar persaingan yang sehat sehingga para pegawai termotivasi untuk maju, mengembangkan bakat, kemampuan, dan kariernya sesuai dengan batas-batas tertentu.
Promosi berpengaruh negati f apabila terdapat hal-hal berikut :
1. Promosi dilakukan tidak secara objektif yang akan mengakibatkan timbulnya
(a) pertentangan antar pegawai;
(b) pertentangan antara atasan dan bawahan;
(c) suasana kerja yang tidak harmonis ;
(d) sikap saling mencurigai;
(e) semangat kerja, disiplin, dan loyalitas rendah.
2. Ada pegawai yang terlalu berambisi untuk memperoleh promosi.
Seperti yang telah diutarakan di atas, pegawai semacam ini biasanya menghalalkan segala cara untuk mendapatkan promosi, bahkan cara itu yang dapat merugikan orang lain. Dengan kata lain promosi berpengaruh negatif apabila promosi dilakukan atas dasar persaingan yang tidak sehat.

3. Tabel dan Grafik Perkembangan Personal Kantor
Pada dasarnya, aktivitas pekerjaan kantor berkaitan dengan keterangan-keterangan yang dapat dijadikan informasi bagi yang berkepentingan. Keterangan-keterangan dalam kantor yang berupa informasi berfungsi untuk memperlancar dan meningkatkan efisiensi kerja organisasi tersebut. Oleh karena itu, keterangan-keterangan yang merupakan sumber informasi perlu disajikan secara sistematis dan rasional.
Penyajian keterangan dapat berbentuk tabel atau daftar. Dengan adanya daftar atau tabel tersebut urutan informasi dapat dipersingkat, data yang satu dan data yang lain mudah dilihat atau dibandingkan dan dianalisis serta penarikan simpulan mudah dilaksanakan.
Di bawah ini disajikan contoh-contoh tabel atau grafik perkembangan personal kantor.

Tujuan menggambarkan data statistik dalam bentuk grafik atau diagram ialah agar informasi dapat secara visual diberikan dan sekaligus data-data yang ditampilkan dapat dibandingkan. Penyampaian informasi melalui grafik atau diagram sangat efektif karena dapat disampaikan melalui media cetak, misalnya koran ataupun majalah.
Penggunaan grafik atau diagram untuk menginformasikan data-data akan memberikan beberapa keuntungan :
1. Mempermudah dalam hal membandingkan, mengetahui tingkat perubahan, dan melihat hubungan satu bagian dengan seluruh bagian dalam suatu rangkaian data
2. Lebih menarik dan efektif. Dalam penyusunan grafik atau diagram perlu diperhatikan beberapa hal :
1. Judul harus jelas
2. Proporsi antara lebar dan panjang diagram harus serasi
3. Penggunaan skala harus tepat
4. Keterangan pada skala vertikal dan horisontal harus jelas
5. Perwajahan bersih dan rapi

Contoh grafik perkembangan data Perbandingan Jumlah Karyawan
dan Karyawati PT Adi Daya Pesona tahun 1995 - 2000.

Gambar 5 Contoh grafik dalam bentuk grafik garis



No comments:

Post a Comment

Please comment if there's any broken link. And I'll fix it immediately.

I'm using Google Drive for hosting my files. If you wanna DOWNLOAD. Click menu File, and click Download on Google Drive.


Best Regards,
Kevin Etherington

Copyritghts Insfire 2014. Designed by Kevin Etherington