Our Facebook Our Twitter

Showtek

We Like To Party_Synth Remake

Headline Post
Animation Label of Insfire

Animation

Start the Creativity

About Animation, CGI, Motion Design, etc
Software, Something about Future with Technology

IT

Make it easy, Make it Better

Programming Language, about Information Technology
Future Music with Technology

VSTi

Speak with Sound

Virtual Studio Technology, Making Future Music
2D Short Animation The Campus Bumper TV Motion Commercial 3D Bumper of Property Company 3D Snow Bumper 3D Cube Glowing Intro

D'Green City Full Video

TV Commercial Motion Video

D'Green City Full Video Watch

Thursday, May 31, 2012

Administrasi Perkantoran


A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata

administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori
1
yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.
--------------------


A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket.
B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.
C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan.
D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.


E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.
III. Penutup
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena
itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai
dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang
telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara
harmonis dan berkesinambungan
PENATAAN RUANG KANTOR
Ada 2 perumusan tentang defenisi tata ruang kantor yaitu :
1. Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.
2. Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.
Contoh penataan ruang yang buruk
Contoh Penataan kantor yang baik
PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek.
2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
AZAS-AZAS PENATAAN RUANG KANTOR YANG BAIK
1. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
2. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .
3. azas penggunaansegenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.
4. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.
ADA 2 MACAM TATA RUANG KANTOR YAITU :
1. Tata ruang kantor terpisah yaitu susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar
2. Tata ruang kantor yang terbuka yaitu Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.
KEEFEKTIVITASAN TATA RUANG KANTOR TERBUKA
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.
TEHNIK UNTUK MENCAPAI SUATU TATA RUANG KANTOR YANG BAIK ADALAH :
1. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.
2. Pada tata ruang yang terbuka susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang biasanya berjarak 120 cm
4. jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka / dibelakng selebar 80 cm
5. pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.
LANGKAH-LANGKAH DALAM MERANCANG TATA RUANG KANTOR
1. Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala 1 : 40
2. Mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua aktivitas perkantoran dicatat.
3. Menyusun letak meja-meja kerja untu para pegawai
4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan kursi diatas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik. Lekatkanlah guntingan-guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi.
FAKTOR-FAKTOR LAIN YANG BERHUBUNGAN DENGAN
TATA RUANG KANTOR
1. Cahaya.
Cahaya yang abadi / permanen : matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu
Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 5-7,5 meter dalam ruangan.
Cahaya terbagi 4 yaitu
* Cahaya langsung seperti lampu-lampu
* Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca
* Cahaya setenagh tak langsung
* Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara kesejukan mata.
1. Warna
Warna merupakan faktor yang penting untuk mempengaruhi keadaan jiwa pegawai.
Menurut ahli ada 3 warna pokok yaitu : merah, kuning dan biru.
* Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi
* Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira
* Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh warna biru dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut penelitian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu :
88% warna putih
88% campuran warna puutih dan hijau
83 % warna abu-abu
81 % warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan.
Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor
Jika pekerjaan merupakan produktivitas diperlukan warna putih
1. Udara.
Udara untuk AC diruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :
o Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
o Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
o Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
1. Suara
o Suara yang gaduh dapat mengganggu efisien kerja
o Suara dapat dikurangi dengan lubang-lubang pentilasi agar suara terbawa angin keluar.
MANAJEMEN / ADMINISTRASI PERKANTORAN
TATA HUBUNGAN ATAU KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi adalah suatu bentuk komunikasi sosial atau antar manusia yang menyampaikan ide-ide, gagasan, pendapat dan informasi dari seseorang kepada pihak lain. Komunikasi terdiri dari 5 unsur yaitu :
1. comunicator atau orang yang menyampaikan informasi.
2. comunican atau orang yang menerima informasi
3. message atau pesan / informasi
4. Saluran atau alat/media yang dipakai untuk menyampikan informassi
5. umpan balik
Chanen / Saluran ada tiga ( 3 ) yaitu :
1. Sederhana seperti surat, pengumuman dll.
2. Semi sederhana seperti telepon, televisi dll
3. Canggih seperti Siklus internet
CARA DAN ALAT YANG DAPAT DIPERGUNAKAN UNTUK KOMUNIKASI
1. wawancara
2. rapat kerja
3. konferensi / pertemuan
4. pembicaraan lewat telepon
5. melalui mas media
6. melalui media elektronik
7. surat edaran, papan pengumuman, plakat, laporantahunan, surat
8. siklus internet
KOMUNIKASI KANTOR YANG BERSIFAT KEDALAM
Komunikasi kantor yang bersifat kedalam dapat dibedakan dua macam yaitu :
1. Hubungan tegak / vertikal
Prosed penyampaian suatu informasi dari pihak pimpinankepada bawahannya atau dari bawahan kepada pimpinan.
2. Hubungan datar / horizontal
Hubungan antara para pejabat atau para bawahan pada tingkat atau jenjang yang sederajat.
6 AZAS YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT LAPORAN TERTULIS DENGAN BAIK.
1. Jelas : yang ditulis secara ringkas dengan bhasa yang baik dan mudah dibaca.
2. ketetapan : Laporan harus tetap memperbincangkan bidang permasalahan yang ditentukan dan tidak boleh menyimpang.
3. Kelengkapan : Laporan sebaiknya harus lengkapdari semua segi yang perlu disampaikan
4. Tepat waktu : Laporan harus disampaikan tepat pada waktu yang ditentukan
5. kemungkinan penyelarasan :Laporan yang baik mengakui timbulnya pandangan-pandangn yang berbeda terhadap permasalahan yang dilaporkan.
6. Minat : laporan yang baik hendaknya bersih dari perkataan-perkataan yang tidak berguna. Sehingga dapat menimbulkan minat dan mempertahankan perhatian pembacanya.
HUBUNGAN KELUAR DENGAN MASYARAKAT ATAU
HUMAN RELATION
Pada umumnya hubungan ini dilakukan dengan instansi-instansi pemerintah atau lembaga-lembaga sosial atau pemakai jasa konsumen dan rakyat secara umum.

Pada umumnya hubungan ini dilakukan dengan instansi-instansi pemerintah atau lembaga-lembaga sosial atau pemakai jasa konsumen dan rakyat secara umum.
PEDOMAN UNTUK MELAKUKAN USAHA-USAHA PUBLIK RELATION.
* Hubungan masyarakat selalu didasarkan atas pelaksanan tugas pokok oleh organisasi tersebut
* Rencanakanlah hubungan dengan dengan sebaik baiknya untuk mensukseskan tujuan organisasi tersebut.
* Hubungan masyarakat hendaknya diperkuat dengan mendapat penghargaan masyarakat.
* Keluhan-keluhan atau komplain dari orang-orang betapapun kecilnya bagi organisasi hendaknya diperhatikan sepenuhnya dan mengusahakan tindakan perbaikan.
* Jika ada saran-saran dari masyarakat untuk kebaikan atau kesempurnaanhendaknya diterima dengan sikap terbuka.
Manajemen Perkantoran

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.
Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).
Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.
Fungsi-fungsi kantor yang bersifat perusahaan
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor
6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan, produktivitas.
7. bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.
SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN
* Segi Tujuannya
Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
* Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan ® pegawai ® staf ® manajer
* Segi Kepegawaian
Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
* Segi Metode / prosedur
Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
* Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.
* Segi Lingkungan
Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.
Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.
TUGAS-TUGAS POKOK MANAJER
1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.
TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN BAWAHAN.
1. Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika perlu memberi hutang.
TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN ATASAN
1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan
2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.
LINGKUNGAN KANTOR
Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.
Kondisi-kondisi fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis : puskesmas, kantin dan lain sebagainya.
SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR
1. Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.
2. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.
4. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.
KEUNTUNGAN-KEUNTUNGAN PERUSAHAAN JIKA DIDIRIKAN SESUAI DENGAN SYARAT.
1. Biaya biaya gedung yang lebih murah.
2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.
3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.
4. Ruang dapat diperluas.
KANTOR YANG BERSIFAT TERBUKA
Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling kerjasama sehingga bisa saling mengikat.
KEUNTUNGAN KANTOR BERSIFAT TERBUKA
1. Pengawasan yang bisa dipantau dalam satu ruang.
2. Penghematan dalam luas pantai
3. Penempatan dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.
4. Penghematan dalam penerangan.
KERUGIAN KANTOR TERBUKA
1. Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan.
2. Suasana gaduh ( berisik)
3. Mendorong kondisi-konsdisi yang ramai
4. Bingung karena teman-teman atau tamu-tamu
PERABOT-PERABOT KANTOR
Di dalam membeli perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut :
1. Harus menghemat ruang lantai
2. harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan
3. Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan
4. Perabot itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.
PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN.
Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.
Pentinganya sistem perkantoran karena :
1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting
PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN
1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.
BUKU PEDOMAN KANTOR SEBAGAI BUKU PEDOMAN PEKERJAAN.
Buku pedoman kantor memuat antara lain :
1. Garis-garis besar organisasi yanitu tugas-tugas tiap-tiap jabatan.
2. Metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang digunakan dengan cara penggunaanya.
4. Instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
KEUNTUNGAN BUKU PEDOMAN KANTOR
1. Buku pedoman kantor mempermudah pengawasan
2. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
3. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai-pegawai.
KERUGIAN-KERUGIAN PENGGUNAAN BUKU PEDOMAN KANTOR.
1. Prosedur-prosedur tidak lebih baik dari prosdur-prosedur yang tertulis.
2. Isi pekerjaan pada jabatan-jabatan selalu berubah.
3. Menyiapkan buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering tidak berlaku lagi.
4. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai-pegawai.
BAGAN-BAGAN PEKERJAAN
Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan suatu sistem atau aliran pekerjaan dalam suatu cara yang sederhana sehingga dapat dengan mudah dimengerti.
MACAM-MACAM BAGAN PEKERJAAN
1. Bagan analisa pekerjaan
2. Bagan aliran dan distribusi pekerjaan
3. Bagan diagram digerakkan
4. bagan operasi
TUJUAN DARI BAGAN-BAGAN
1. Bertujuan untuk membuat ikhtisar ikhtisar tentang pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.
2. Memberikan urutan dan waktu-waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan.
3. Untuk menunjukan bagaimana formulir –formulir perkantoran berpindah dari satu bagan ke bagan lain.
4. Untuk menunjukan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin-mesin tersebut.
PENGORGANISASIAN KANTOR
Organisasi adalah wadah sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Alasan-alasan pendirian organisasi kantor yaitu :
1. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan
4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR
1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.
Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat.
Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan.
KEUNTUNGAN DARI SISTEM SENTRALISI
1. Pengawasan administrasi yang lebih baik.
2. Pengawasan dapat sesuai dengan standart
3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.
4. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan mudah.
KERUGIAN DARI SISTEM SENTRALISASI
1. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan pegawai tidak mempunyai motivasi
2. Adanya birokrasi yang panjang.
3. Pengawasan yang terlalu jauh adalah tidak baik.
PEDOMAN-PEDOMAN TENTAN TUJUAN ORGANISASI
1. Perumusan tentang tujuan organisasi secara jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti, harus dirum,uskan dengan jelas dan secara tertulis.
2. Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai suatu kebulatan dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah kepada tercapainya tujuan organisasi yang tunggal
3. Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi harus diutamakan dari tujuan pribadi masing-masing anggota organisasi tersebut.
BAGAN ORGANISASI
Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.
Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu :
1. Bentuk Vertikal
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)
TIPE-TIPE ORGANISASI
Tipe organisasi ada 4 macam yaitu :
1. Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah
o Organisasi masih kecil
o Jumlah karyawan sedikit
o Spesialisasi kerja masih kecil
Keuntungannya adalah :
o Mudah dimengerti dan dilaksanakan
o Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas
o Merupakan jenis organisasi yang stabil
o Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
o Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal
Kerugiannya adalah :
o Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang
o Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris
o Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas
o Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar
1. Tipe organisasi Fungsional
Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Keuntungan Tipe ini adalah :
o Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli
o Ada koordinasi yang baik
o Memudahkan dalam pengawasan
Kerugian tipe ini adalah :
o Banyak mengeluarkan biaya tambahan
o Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik
o Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.
1. Tipe organisasi Garis dan Staf
Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi tersebut.
2. Tipe Organisasi Fungsional dan Staf
Tipe ini adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf.
Manajemen administrasi perkantoran adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pd bidang lainnya.

Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
  • Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
  • Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
  • Pengadministrasian seluruh kegiatan
  • Menginventarisasi peralatan kantor

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:
  1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
  2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
  3. Membuat catatan dgn biaya minimal
  4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
  5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.

Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
  1. Pengendalian & pengawasan
  2. Pengarahan & pengawasan
  3. Pengarahan
  4. Manajemen
  5. Pengawasan
  6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
  7. Manajemen & pengarahan
  8. Tata laksana/penyelenggaraan
  9. Pelaksana secara efisien

Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson

  1. Persayaratan
  2. Metode
  3. pegawai
  4. Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)

  1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
  2. Biaya perkantoran (office costs)
  3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
  4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
  5. Metode perkantoran (office methods)
  6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)

Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey

  1. peralatan & mesin (appliance and machine)
  2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
  3. metode (methods)
  4. tata warkat (records)
  5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
  6. ruang perkantoran (office space)
  7. komunikasi (communications)
  8. kepegawaian kantor (office personnel)
  9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry

Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey

Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

  1. menggandakan (duplicating)
  2. mengirim surat (mailing)
  3. mengetik (typing)
  4. menghitung (calculating)
  5. menyimpan warkat/arsip (filing)
  6. menelepon (telephoning)
  7. memeriksa (checking)
  8. dan kegiatan lain.

No comments:

Post a Comment

Please comment if there's any broken link. And I'll fix it immediately.

I'm using Google Drive for hosting my files. If you wanna DOWNLOAD. Click menu File, and click Download on Google Drive.


Best Regards,
Kevin Etherington

Copyritghts Insfire 2014. Designed by Kevin Etherington